Aide & documentation

Vous souhaitez organiser une sortie scolaire au college/lycee ? Une sortie doit s'organiser dans de bonnes conditions — la precipitation n'en fait pas partie. Delais applicables : voir la section Delais a respecter.

Etape 1 — Dialogue prealable

Avant toute saisie dans l'outil, presentez votre projet a votre Responsable de Niveau (ou l'adjoint en pastorale) : objectifs, classe, lieu, date, financement, accompagnateurs. Une fois l'accord de principe obtenu, vous pouvez creer la sortie dans l'outil.

Etape 2 — Creation de la sortie (statut « Brouillon »)

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   Saisir les informations generales

   Allez sur Nouvelle sortie. Renseignez l'intitule, la date, la destination, le transport, le financement, les objectifs pedagogiques.

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   Selectionner les classes et cocher les participants

   Ajoutez une premiere classe — la liste des eleves apparait, toutes cases decochees par defaut. Cochez individuellement les participants (ou « Tout cocher »). Vous pouvez ajouter d'autres classes pour une sortie multi-niveaux.

   Le niveau est deduit automatiquement, le nombre d'eleves est calcule en temps reel.

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   Ajouter les accompagnateurs

   Sur la page de la sortie, ajoutez vos accompagnateurs :

   • Membre de l'etablissement: recherche par nom, prenom ou email dans l'annuaire Entra. Ajout immediat.
   • Personne externe(parent d'eleve, contact personnel…) : cliquez sur « Ajouter un accompagnateur externe » puis renseignez nom, prenom, date de naissance, email et lien avec l'etablissement.

   Important : un accompagnateur externe recoit automatiquement un email avec un lien pour signer la Charte de l'accompagnateur. Tant que la charte n'est pas signee, un badge rose « En attente de signature » l'indique. La signature est obligatoire pour participer a l'encadrement.

Etape 3 — Soumission

Cliquez sur « Soumettre la demande ». Le delai minimum est verifie automatiquement (15 jours avant la date). La sortie passe alors en « Attente Responsable de niveau » et les Responsables de Niveau concernes (selon les classes) recoivent une notification + email.

Etape 4 — Suivre les validations

Vous recevez une notification a chaque etape. Selon le statut, certains champs deviennent verrouilles — voir le tableau de verrouillage ci-dessous. Si un valideur demande des complements, vous recevez une alerte « Complements demandes » et le statut bascule en « A completer (par Responsable de niveau / Directeur de la Vie Scolaire / Comptabilité)». Corrigez puis re-soumettez.

Etape 5 — Apres l'approbation du Chef d'Etablissement

La sortie est approuvee. L'ordre de mission est genere automatiquement en PDF et attache aux documents de la sortie. Vous le retrouvez dans le panneau Documents.

Notifications automatiques aux roles operationnels :

• Infirmerie: preparation trousse de secours et documents PAI (Projet d'Accueil Individualise).
• Cuisine + Logistique : prevenues si pique-nique demande.
• Referent Culture (CDI): prevenu si la sortie est financee par le Pass culture (validation projet ADAGE — Application Dediee a la Generalisation de l'Education Artistique et Culturelle).

Tous les responsables peuvent vous accompagner pour la saisie et le depot des pieces jointes. Que l'administratif ne soit pas un frein a l'envie de sortir et de travailler autrement. N'oubliez pas les retours photos et un petit commentaire pour l'Intranet et les reseaux sociaux (Services → Communication).

Organiser un voyage scolaire engage votre responsabilite : c'est un temps privilegie pour rencontrer les jeunes autrement, qui exige preparation et anticipation. Ce guide reprend la procedure etablissement (fiches 0 a 6) en 3 grands jalons.

Reference : BO — Organisation des sorties et voyages scolaires. Delais de soumission : voir la section Delais a respecter.

Prerequis

• Equipe encadrante constituee et projet pedagogique redige.
• Effectif minimum : 15 eleves partants par defaut — seuil parametrable par l'administrateur. Regle appliquee a la soumission.
• Dates hors semaines rouges (examens, vacances, evenements). Consultez le Calendrier.
• Type : obligatoire (toute la classe/niveau) ou volontaire (criteres de selection obligatoires).
• Voyage a l'etranger : dossier DAREIC (Delegation Academique aux Relations Europeennes et Internationales et a la Cooperation) obligatoire — envoi a sdareic@ac-paris.frun mois avant (fiches deplacements + mobilites visees par le Chef d'Etablissement).

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   Dialogue prealable avec le Responsable de Niveau et le Responsable Voyage

   Presentez votre projet avant toute formalisation : niveau, destination, periode, objectifs pedagogiques, financement pressenti, accompagnateurs. Accord de principe obtenu, vous pouvez constituer le dossier.

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   Constitution du dossier previsionnel

   Reunissez les pieces avant la soumission dans l'outil :

   FICHE 1 : Budget previsionnel avec devis (hebergement, transport, activites, arrhes).

   FICHE 2 : Feuille de route (itineraire, horaires, lieux, contacts).

   FICHE 3 : Proposition de courrier aux familles (a valider avant envoi).

   Si etranger : Dossier DAREIC (Annexe 1 formulaire sortant, Annexe 2 entrant, Annexes 3-4 conventions, Annexe 5 CARAP) + circulaire rectorat voyages a l'etranger.
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   Soumission du dossier dans l'outil

   Creez le voyage via Nouveau voyage et joignez les fiches 1-3.

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   Rendez-vous de cadrage

   Entre la soumission et la validation par le RN, un RDV de cadrage est planifie et tenu. Il permet de revoir ensemble la faisabilite, les contraintes et le budget previsionnel. Pour un voyage volontaire : les criteres de selection y sont valides.

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   Validations Phase 1

   Circuit sequentiel : Responsable de niveau (validation niveau) → Responsable Voyage (cadrage) → Directeur de la Vie Scolaire → Comptabilité (budget previsionnel) → Chef d'Etablissement (feu vert). Chaque valideur peut demander des complements si necessaire.

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   Information des familles & collecte des autorisations

   Informez les familles via votre canal habituel (Ecole Directe, mail). Demandez en retour les pieces necessaires (autorisation parentale, fiche sanitaire, copie CNI/passeport, autorisation de sortie de territoire si applicable).

   Conservez les CNI/passeports en PDF sur Drive (acces securise — pas de cle USB).

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   Prise d'engagement

   Une fois les autorisations parentales recues, procedez au versement des arrhes aupres des prestataires (engagement financier). Le justificatif sera depose en Phase 2 par la Comptabilité via son panneau dedie sur la fiche du voyage.

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   Constitution du dossier definitif (dans l'outil)

   Sur la fiche du voyage, vous remplissez en Phase 2 :

   Classes & participants : ajoutez les classes concernees, cochez individuellement les eleves qui partent (« Tout cocher » disponible). Le nombre est calcule automatiquement.

   Accompagnateurs : recherche dans l'annuaire interne (Entra) ou ajout d'un externe (parent, contact…). Les externes recoivent automatiquement un mail pour signer la Charte de l'accompagnateur — obligatoire pour participer.

   Devis & preuves de versement : la Comptabilité depose les devis signes et les preuves de versement des arrhes via son panneau dedie sur la fiche du voyage.
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   Validations Phase 2

   Dans l'outil : le Responsable de niveau valide le dossier definitif → la Comptabilité valide les devis → Chef d'Etablissement signe et emet l'ordre de mission. Au passage, certains domaines (participants definitifs) deviennent verrouilles — voir le tableau de verrouillage ci-dessous. La liste des accompagnateurs, elle, reste modifiable jusqu'a l'approche du depart.

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    Ordre de mission emis — notifications & paiements

    L'ordre de mission est genere automatiquement en PDF et attache aux documents du voyage. Les roles operationnels sont notifies : Infirmerie, Logistique, Transport, Cuisine. L'espace de communication avec les familles est cree (lien dans la notification recue).

    Paiement post-voyage : la Comptabilité enregistre les factures finales depuis son panneau (type « Facture »).

Checklists — du depart au retour

Une activite pedagogique implique la mise en place de moyens humains ou l'intervention d'un prestataire/organisme externe. Elle suit le meme circuit de validation qu'une sortie. Delai minimum : 15 jours.

Etape 1 — Creation (statut Brouillon)

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   Informations generales

   Depuis Nouvelle activite, renseignez : intitule, date, heures, lieu (salle/espace dans l'etablissement), type d'intervention (atelier, conference, spectacle, formation, rencontre, autre), objectifs pedagogiques.

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   Prestataire & financement

   Si payant : nom du prestataire/organisme, nombre d'intervenants, contact email/tel. Financement (gratuit, payant, pass culture, pastorale) + cout global.

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   Classes & participants

   Meme fonctionnement que la sortie : ajoutez une classe, cochez les eleves participants (cases decochees par defaut), ajoutez d'autres classes si necessaire.

Etape 2 — Soumission & validations

Cliquez sur « Soumettre la demande ». Le circuit est identique a la sortie :Responsable de Niveau → Directeur de la Vie Scolaire → Comptabilite (si payant) → Chef d'Etablissement. Les verrouillages par domaine s'appliquent de la meme facon que pour les sorties.

Etape 3 — Apres l'approbation

L'ordre de mission est genere en PDF et attache aux documents. Le Referent Culture (CDI)est notifie si l'activite est financee par le Pass culture. Pas de notification Infirmerie (l'activite se deroule dans l'etablissement).